What is a Document Management System (DMS)?

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?

Ein Dokumentenverwaltungssystem ist im Wesentlichen eine spezialisierte Softwareplattform, die zum Speichern und Verwalten digitaler Dokumente verwendet wird.

Typische Merkmale eines DMS sind folgende:

  1. Speichern digitaler Dokumente: PDF, Bilder, MS Office, Videos, Sounds und andere Medien.
  2. Versionskontrolle: Eine wichtige Funktion besteht darin, den Versionsverlauf von Dokumenten beizubehalten. Bei jeder Bearbeitung eines Dokuments wird eine neue Version gespeichert. Die älteren Versionen stehen zur Ansicht zur Verfügung. Es ist möglich, auf eine ältere Version zurückzugreifen.
  3. Metadaten: Metadaten werden typischerweise für jedes Dokument gespeichert, z. Datum, an dem ein Dokument gespeichert wurde, Autor und Mitarbeiter-ID für ein Mitarbeiterdokument. Das DMS extrahiert möglicherweise automatisch Metadaten aus dem Dokument oder fordert den Benutzer auf, beim Speichern des Dokuments Metadaten einzugeben.
  4. Integration: DMSs integrieren sich häufig in mehrere Geschäftsanwendungen.
  5. Workflows: Für bestimmte Dokumente können kundenorientierten Prozesse definiert werden, z. Autorisierungsworkflows, Zerstörungsworkflows, Workflows für den Kundenservice.
  6. Indizierung und Suche: Indizes werden mit Informationen aus Metadaten und Dokumentinhalten gebildet. Dies hilft, Dokumente bei Suchvorgängen schnell abzurufen. Die Suche kann auf Metadaten oder Volltext von Dokumenten basieren.
  7. Synchronisierung: Dokumente können von mehreren Benutzern bearbeitet werden. Es ist auch möglich, dass Benutzer Dokumente auschecken (d. H. Sie für die ausschließliche Verwendung sperren). Beim erneuten Einchecken wird die Versionsnummer erhöht, und das Dokument ist wieder für mehrere berechtigte Benutzer verfügbar.
  8. Veröffentlichung und Verteilung: Viele DMS verfügen über integrierte Web-Content-Management-Systeme, mit denen HTML-Versionen von Dokumenten erstellt und auf Websites öffentlich zugänglich gemacht werden können.
  9. Social: Moderne DMS verfügen Social-Media-Funktionen wie Activity-Feeds von Teamkollegen, Likes, Lesezeichen und Social Kommentare auf die Dokumente

Branchenführende DMS-Systeme

Die folgenden Systeme basieren sich auf dem Gartner ECM Magic Quadrant für 2013 (in alphabetischer Reihenfolge):

  1. Alfresco
  2. EMC Documentum
  3. Hyland Software- OnBase
  4. IBM FileNet
  5. Microsoft Sharepoint
  6. OpenText (formerly Vignette)
  7. Oracle WebCenter
  8. Xerox DocuShare

EisenVault Records Management ist auf die Implementierung von Dokumentenmanagementsystemen für kleine und mittlelstaendigen Unternehmen spezialisiert. Wir verfügen spezialisierte Know-how in Alfresco, EMC Documentum und IBM FileNet. Wir werden Ihnen bestens beraten, um Ihre Anforderungen und Ihr Budget zu verstehen, und das richtige DMS für Ihr Unternehmen zu implementieren.

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